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Accueil particuliers  > Logement  > Location immobilière : obligations du propriétaire (bailleur)  > Location immobilière : documents remis par le propriétaire

Fiche pratique

Location immobilière : documents remis par le propriétaire

Vérifié le 17/04/2024 - Service Public / Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Vous voulez savoir quels documents le propriétaire (ou son représentant) doit remettre au locataire durant le bail ? La liste de ces documents est différente selon que le logement est loué vide ou loué meublé. Nous vous présentons la règlementation.

  • Logement vide
  • Logement meublé

Il existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement vide.

 Attention :

Le propriétaire (ou l'agence immobilière), qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation et de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire, ou qui dissimule ces obligations, peut être condamné :

Le bail doit être fait par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire, locataire).

Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique.

Il doit contenir au minimum certaines informations.

Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire.

Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit annexer au bail les documents suivants :

Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :

Où s’adresser ?

Mairie

Il doit aussi mettre en annexe un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suvants :

  À savoir

Il est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.

La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.

Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.

Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agence immobilière), le locataire peut utiliser ce modèle de document :

Modèle de document
Demander une quittance de loyer au propriétaire, à l’agence immobilière ou au bailleur social

Accéder au modèle de document  

Institut national de la consommation (INC)

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire ( ou à l'agence immobilière) en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :

  • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
  • Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs

Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.

Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

  À savoir

D'autres documents doivent être remis périodiquement, selon les cas :

  • Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
  • Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'EPCI compétent.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) qui donne son congé (préavis) pour vendre ou pour habiter au locataire, doit y joindre la notice d'information sur les obligations du propriétaire et sur les voies de recours et d'indemnisation du locataire.

Il existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement meublé.

 Attention :

Le propriétaire (ou son représentant), qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation et de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire, ou qui dissimule ces obligations, peut être condamné :

  • S'il s'agit d'une personne physique, jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende.
  • S'il s'agit d'une personne morale, jusqu'à 100 000 € d’amende.

Le bail doit être établi par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire, locataire).

Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique.

Il doit contenir au minimum certaines informations.

Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire.

Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit annexer au bail les documents suivants :

  À savoir

Un inventaire et état détaillé du mobilier doivent être faits lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution au propriétaire (ou son représentant). Ces documents doivent être signés par le propriétaire et le locataire et être annexés au bail. L'établissement de ces documents ne peut lieu à aucune autre facturation que celle liée à l'établissement de l'état des lieux (état des lieux d'entrée et état des lieux de sortie).

Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :

Où s’adresser ?

Mairie

Il doit aussi annexer au bail un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suivants :

  À savoir

Il est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.

La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.

Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.

Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agence immobilière), le locataire peut utiliser ce modèle de document :

Modèle de document
Demander une quittance de loyer au propriétaire, à l’agence immobilière ou au bailleur social

Accéder au modèle de document  

Institut national de la consommation (INC)

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire ( ou à l'agence immobilière) en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

Le bail peut prévoir le paiement des charges, soit au réel, soit au forfait.

Charges au réel

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :

  • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
  • Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs

Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.

Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

  À savoir

Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Charges au forfait

Le montant du forfait doit être établi sur la base de la liste des charges locatives.

Il doit être indiqué dans le bail.

Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué lors de précédent bail.

Le paiement au forfait ne doit pas s'accompagner de régularisation de charges ou de complément ultérieur.

  À savoir

Le montant du forfait peut être révisé chaque année, selon les règles de révision du loyer.

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